重要書類の保管と廃棄
先週末から『定時株主総会招集ご通知』が届き始めました。6月といえば株主総会の時期ですよね。株式関連の書類が増えて困っています。皆さんはずっと保管していますか？
総会後は結果報告の通知も届きますし、中間報告の書類もありますね。廃棄したいのですが、ポイと捨てにくいんです。一定期間ごとに収納庫へ保管するのですが、他の荷物もあり今日でいっぱいになりました。
保管場所
株式関係書類の封筒はどの銘柄も結構厚さがあります。中に入っているのは『定時株主総会招集ご通知』『議決権行使書』『記載面保護シール』ですが、今回はそれらに加え『新型コロナ・・・・のお願い』もありました。もちろん、結果報告や中間報告の封筒はこれほどの厚みはありません。
銘柄によって多少の違いはあるものの、銘柄数×部数となると保管場所が必要になってきます。100銘柄とか多くの銘柄を持っている方はどうされているのでしょうか？
古い書類の価値
『定時株主総会招集ご通知』が曲者です。内容は招集ご通知株主総会参考書類、事業報告、連結計算書類、監査報告が含まれます。60~70ページに及びますし、それが封筒に入っていますから厚くなるのは当然ですね。これって何とかならないでしょうか？
私は極力目を通しますが、時間も結構掛かりますよ。次の期にはまた新しい書類が届きますので、古い書類はほとんど役に立ちません。だから保管か廃棄で悩むのかもしれません。一定期間保管後廃棄するのは簡単ですが・・・。
今年度株主総会の特徴
今回は各社の封筒の中に、株主総会時の新型コロナ対応の書面が入っているのが特徴です。今日現在、まだ数社ですが、来場自粛をお願いしている会社もあります。
会場入口で検温し体調不良者を断り、会場内はマスク着用・アルコール消毒が基本のようです。また、お土産や記念品は取り止めています。6月に株主総会が開催される事自体、社会的には前進と言えるのかもしれません。
株主総会の内容
株主総会には何回か出席した事がありますよ。議決権を行使するだけでなく、社長の話を聞いて今後の方針等を知る事が出来たり、質疑応答の中には興味深い内容があったりしますね。
機会があればまた出席しようと思いますが、いつになるか想像出来ませんね。今はとにかく新型コロナの収束を願うばかりです。
まとめ
株式関連の書類は、今日入替保管してスペースを確保しました。これから次々に書類が届きますし、重要書類は他にも数多くあります。
古い情報を保管していてもほとんど役に立ちませんから、どこかのタイミングで廃棄するしかありませんね。何も気にせず廃棄出来ませんので、方法はよく考える必要があります。
2020.6.1